自社の製品を手に取ってもらいたい！もっと知ってもらいたい！新規顧客を獲得したい！そういった思いで展示会出展に初挑戦される方が、多くいらっしゃると思います。初めての試みで不安がたくさんですよね。
 
そんなときに主催者からまず渡されるのは、膨大な文字数の出展マニュアルと申請書類。なんだか物凄く難しいことをしなくてはいけない気分になって、本当に無事に会期を終えられるのだろうか･･･とさらに不安がのしかかってくることと思います。
 
今回はそんな展示会出展時の申請書類について、代表的な書類2点の書き方をお伝えいたします。書くことがわかれば、もう大丈夫。小難しく感じていた書類をあっという間に完成させることができます。
 

ブースの装飾を「どこの業者に依頼するのか」を事務局へ提出する書類です。選択は2つです。
 
・パッケージブースプラン
主催者が用意しているレンタル備品で構成された簡易的な装飾。
事務局指定の装飾業者がパッケージブースを施工しています。
 
・装飾業者や代理店に依頼
ブース装飾が施工できる専門の施工業者や施工業者と繋がりのある代理店。
※「自社で装飾を行う」という文言の場合もあります。
 
装飾業者へ依頼する際は、下記のような申請書類に装飾施工会社の詳細情報を記入していく必要があります。ここで記入することは、依頼した装飾業者の住所や担当者の連絡先です。簡単なものばかりなのですぐに埋めることができます。
 

 

ブース内に壁や展示台を設置しただけでは、照明は光らず、展示品の機械も動きません。照明を光らせたり機械を動かすためには、2つの工事が必要になります。
 
・一次側幹線工事…会場から小間内に電気を供給するための工事
・二次側電気工事…ブース内の照明やコンセントの設置とこれらに付随する配線工事　　
 
主催者に提出を求められる電気工事申請の書類は、一次側幹線工事についての書類です。つまづきやすいポイントを以下にまとめました。
 
・小間内電気工事業者名
まずは一次側の幹線工事をするにあたり、「どこの業者が小間内の電気工事（二次側電気工事）を行うのか」を明記する必要があります。そのため装飾業者に施工依頼をしている際は、『小間内電気工事業者名』に装飾施工会社の情報を記載します。
 
・申請電力数（kW）
ブース内で使いたい電力数を記入します。自分達で持ち込む物の最大電力をリストアップし、装飾業者にも照明や備品の必要電力を確認します。それらを合わせてどれくらいの電力になるのかを見積もります。100Vと200Vの電圧については簡単には以下のように大別されます。
 
・100V･･･一般的な電気製品
・200V･･･大型機械、厨房機器等
　　　　　※単相・三相があるのでこちらは製品を確認してください
 
ほとんどの展示会は小数点切り上げの1kW単位で記入をします。ギリギリの電力数で申請するとブース内のブレーカーが落ちかねないので、余裕を残した電力数で申請することをお勧めします。
 
・24時間送電
開催時間が終了すると、小間内の電気供給が停止します。そのため冷蔵庫や終日通電が必要な装置等がある場合はこちらの申請が必要になります。
 
・電気工事設計図
小間の形を描き、分電盤（ブレーカー）を置きたい位置に分電盤の記号を明記し、簡単な図を作成します。また分電盤が希望の位置に正しく設置されるために、通路側の向きや、隣接の小間番号と社名などを記載します。

以上が代表的な申請書類2点の書き方です。展示会出展の際には、ぜひ参考にしてみてください。
 

今回は、申請書類の書き方についてご紹介いたしました。1･2KOMAでは申請書類記入･提出の代行も行っております。申請につまづいたときや忙しくて時間がないとき等、ぜひお気軽にお申し付けください。
 
 

ブース装飾プランナーK.A